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《人见人爱的华丽社交》4个妙招,平凡E-Mail写出

  • 心理师
  • 2023-05-31
  • www.zibizhengw.cn
  • 自闭症康复

E-Mail该怎么写才能展现个人专业?某些人的来信让你觉得不想打开,某些人的却让你期待不已吗?

我经常觉得奇怪,为什么有人喜欢使用E-Mail信箱中的自动回复功能寄发休假通知,因为此举是将自己从活生生的人类降级成没血没肉的机器人。下面是封我最近接到的同类邮件

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这是一封自动回复的电子邮件,本人目前正在休假,4月1日销假上班前都无法与你联系。谨此通知,本人已经收到你的电子邮件,在本人返回工作岗位之后,会依正规进程回复。

如果你在本人休假期间需要立即协助,请与本人的助理吉娜.盖诺伊德联系,分机702,她应该会协助你。

如果你是垃圾邮件发送者,请将本人的数据从你的通信录移除。

萝贝塔.机器人 敬启
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让我们仔细分析一番

「这是一封自动回复的电子邮件」

没有人想看这种电脑处理的冷冰冰回信,「自动回复」这种字眼尤其糟糕。

「本人目前正在休假……」

谁都看得出来妳「正在」休假。

「……无法与你联系」

万一有什么紧急事件呢?「无法与你联系」给人的感觉很糟糕。

「谨此通知」

好像是法院的传票。

「本人会依正规进程回复」

「正规进程」要等到什么时候?下个星期?下个会计年度?妳是不是在暗示我,妳必须先回复一长串比我重要的人,然后再来处理我的邮件?

「如果你在本人休假期间需要立即协助」

,「协助」太文绉绉了,只要说「如果你在我休假期间有任何需要……」就可以了。

「请与本人的助理吉娜.盖诺伊德联系,分机702,她应该会协助你。」

「应该」会协助我?拜托请改成「她将会协助你……」,如果吉娜有困难,她自己会告诉我。

「如果你是垃圾邮件发送者,请将本人的数据从你的通信录移除。」

十分愚蠢的说法。难道妳以为垃圾邮件发送者拜读妳这封电子邮件之后说「噢,真糟糕,萝贝塔,妳不希望我们再联系妳了吗?好吧,我们会把你的数据从通信录移除。」

E-mail 妙招1写封人味十足的休假通知

为了证明你是个活生生、会吃饭、会呼吸的人类,下回你休假的时候,不妨如此昭告各方

感谢您的来信,我休假到4月1日,一回来就会与您联系。如果您有急事,请打电话给我的助理吉娜.盖诺伊德,分机702。非常期待回来后再与您联系。

如果你希望凸显自己的专业风范,又想多一点人味,邮件的主旨栏不要写「休假通知」,改成「我休假到4月1日」。

撰写休假E-Mail不必正经八百、拘泥格式,友善的口吻其实更讨喜,白话的休假通知并不会损伤你的专业风范。

E-mail 妙招2让人们一见你的E-Mail就笑

对于你寄发E-Mail的对象,你不必制约他们到一看见你的名字就开始流口水,也不希望他们的反应是退避三舍。

几年前,我帮亲戚照顾一对姪女,好让她们的爸妈享受一场期待已久的度假。有一天我要外出一趟,而且得在外面过夜,还好有位很靠得住的朋友菲欧娜自告奋勇,帮忙照顾她们。第2天早上,我人在饭店里,正准备发表演讲,突然接到菲欧娜寄来的电子邮件,主旨栏写着「发生意外」。

我的手指抖个不停,几乎无法打开E-Mail,结果里面写的是「噢,莉儿,我好难过,我撞倒客厅里那个美丽的绿色花瓶,把它打破了。我尝试把它黏起来,再也无法恢复原状……」

我对菲欧娜的印象从此改观。原因不在于花瓶,而是她带给我的惊吓。现在每当我看到来自菲欧娜的邮件,还是会不由自主害怕起来,她在无意间制约了我,让我产生恐惧感。她难道不知道,我的2个宝贝小姪女爱莉森与茱莉亚正由她照顾,「发生意外」这样的字眼会让我抓狂?

想一想,如果你接到一封上司发出的E-Mail,主旨栏写着「明天上午9点到办公室来见我。」就算邮件内容告诉你,他准备让你升官,那样来势汹汹的主旨已经造成伤害。

如果你的上司在邮件主旨栏写的是「你升官了!」你看到之后,一股暖意将油生。

就算你的E-Mail是报佳音,也要特别注意主旨的写法,预测收信人看到时的情绪反应。一旦引发负面效应,虽然可能转眼即逝,但还是很难磨灭。

E-mail 妙招3撰写让人会心一笑的主旨

鼓舞人心的E-Mail主旨,会让对方将你和愉快的情绪链接起来。例如,有人送你礼物,你道谢的主旨栏可以写「超棒的礼物」!如果你想告诉对方,她主办的派对非常成功,那就标明「绝佳的派对」!何必非要收信人看到邮件内容才能会心一笑。

如果一连串来来回回的邮件使用相同的主旨,你还是可以选择适当时机,在原有主旨后面以括弧附加振奋人心的话。假设你所属的团队正在进行一项为巴顿公司设计的专案计划,系列E-Mail主旨定为「巴顿专案」。等到大功告成之后,你可以在主旨后面加括弧,写上一句让同仁高兴的话「RE: 巴顿专案(大家的表现都是一级棒!)」

现在请你检查一下自己的「寄件备份」,浏览那些旧邮件的主旨,其中有几则足以让收信人还没看内容,就露出会心微笑?

从今天开始,你的E-Mail主旨一定要能发光发热。如果主旨已经大致固定下来,你也可以用附加括弧的方式加油添醋,鼓舞人心。只要寄出几封能令收信人微笑的E-Mail主旨,对方将被你「制约」,日后只要看到E-Mail是你寄来的,心中就会升起一股暖流。

E-mail 妙招4少用「我」开头,避免自说自话的E-Mail

研究显示,精神病院的病患使用「我」这个字的频率是正常人的12倍。由此可见,说话时愈少提及「我」,别人愈不会觉得你精神异常。

与人谈话的时候,避免开口「我」、闭口「我」,下面就是一个例子,寄信人跟朋友闲聊

「嗨,瑞克,我昨天晚上参加你在俱乐部举办的派对,玩得很开心,也认识了许多有趣的朋友。我希望你和大嫂下个星期能来家里吃饭,我想莎夏的手艺一定不会让你们失望。」

注意到了吗,每个句子都是用「我」开头,反反复复,一切以「我」为中心,虽然用意是要请朋友聚餐。

既然如此,撰写者该怎么办?这项建议相当简单,你只需尽可能地将「我」删除。

「嗨,瑞克,昨天晚上参加你在俱乐部举办的派对,玩得很开心,也认识了许多有趣的朋友。希望你和大嫂下个星期能来家里吃饭,莎夏的手艺一定不会让你们失望。」

和上一封E-Mail相比,这一封只是把「我」删得干干净净,其他内容原封不动。

撰写非正式的E-Mail时,尽量不要用到「我」,这样有助于降低自我中心的倾向,让你更容易博得对方的好感。如果你想验证,只需找出任何一封最近写的E-Mail,把里面的「我」全部删掉,你会发现实质内容不受影响,别人读起来更为舒服,只有文法老师才会有意见。

如果想更进一步,那就尽可能改用「你」作为每个句子的起首

「嗨,瑞克,你昨天晚上在俱乐部举办的派对很棒,大家都很开心,你请了许多有趣的朋友。你和大嫂下个星期会来家里吃饭,对吧?你们一定会欣赏莎夏的手艺。」

用「你」或「您」来取代「我」,也会让职场沟通更显友善。比较下面2则E-Mail

「亲爱的琼斯先生我们昨天收到您订购的产品订单。我会在产品运到时立刻以E-Mail通知您,隔天就会寄出。」

改写后

「亲爱的琼斯先生您订购的产品订单已在昨天收到。产品运到之后,您会立刻接到E-Mail通知,而且您隔天就会收到产品。」

重读你过去写的电子邮件,看看其中有多少句子可以修改成以「你」或「您」来起头。然后再以收信人的观点来看,你能察觉其中的差异吗?

如果邮件能够让收信人感觉自己更有分量,你将会争取到忠实客户。


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