E-Mail该怎么写才能展现个人专业？某些人的来信让你觉得不想打开，某些人的却让你期待不已吗？
我经常觉得奇怪，为什么有人喜欢使用E-Mail信箱中的自动回复功能寄发休假通知，因为此举是将自己从活生生的人类降级成没血没肉的机器人。下面是封我最近接到的同类邮件
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这是一封自动回复的电子邮件，本人目前正在休假，4月1日销假上班前都无法与你联系。谨此通知，本人已经收到你的电子邮件，在本人返回工作岗位之后，会依正规进程回复。
如果你在本人休假期间需要立即协助，请与本人的助理吉娜．盖诺伊德联系，分机702，她应该会协助你。
如果你是垃圾邮件发送者，请将本人的数据从你的通信录移除。
萝贝塔．机器人 敬启
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让我们仔细分析一番
「这是一封自动回复的电子邮件」
没有人想看这种电脑处理的冷冰冰回信，「自动回复」这种字眼尤其糟糕。
「本人目前正在休假……」
谁都看得出来妳「正在」休假。
「……无法与你联系」
万一有什么紧急事件呢？「无法与你联系」给人的感觉很糟糕。
「谨此通知」
好像是法院的传票。
「本人会依正规进程回复」
「正规进程」要等到什么时候？下个星期？下个会计年度？妳是不是在暗示我，妳必须先回复一长串比我重要的人，然后再来处理我的邮件？
「如果你在本人休假期间需要立即协助」
，「协助」太文绉绉了，只要说「如果你在我休假期间有任何需要……」就可以了。
「请与本人的助理吉娜．盖诺伊德联系，分机702，她应该会协助你。」
「应该」会协助我？拜托请改成「她将会协助你……」，如果吉娜有困难，她自己会告诉我。
「如果你是垃圾邮件发送者，请将本人的数据从你的通信录移除。」
十分愚蠢的说法。难道妳以为垃圾邮件发送者拜读妳这封电子邮件之后说「噢，真糟糕，萝贝塔，妳不希望我们再联系妳了吗？好吧，我们会把你的数据从通信录移除。」
E-mail 妙招1写封人味十足的休假通知
为了证明你是个活生生、会吃饭、会呼吸的人类，下回你休假的时候，不妨如此昭告各方
感谢您的来信，我休假到4月1日，一回来就会与您联系。如果您有急事，请打电话给我的助理吉娜．盖诺伊德，分机702。非常期待回来后再与您联系。
如果你希望凸显自己的专业风范，又想多一点人味，邮件的主旨栏不要写「休假通知」，改成「我休假到4月1日」。
撰写休假E-Mail不必正经八百、拘泥格式，友善的口吻其实更讨喜，白话的休假通知并不会损伤你的专业风范。
E-mail 妙招2让人们一见你的E-Mail就笑
对于你寄发E-Mail的对象，你不必制约他们到一看见你的名字就开始流口水，也不希望他们的反应是退避三舍。
几年前，我帮亲戚照顾一对姪女，好让她们的爸妈享受一场期待已久的度假。有一天我要外出一趟，而且得在外面过夜，还好有位很靠得住的朋友菲欧娜自告奋勇，帮忙照顾她们。第2天早上，我人在饭店里，正准备发表演讲，突然接到菲欧娜寄来的电子邮件，主旨栏写着「发生意外」。
我的手指抖个不停，几乎无法打开E-Mail，结果里面写的是「噢，莉儿，我好难过，我撞倒客厅里那个美丽的绿色花瓶，把它打破了。我尝试把它黏起来，再也无法恢复原状……」
我对菲欧娜的印象从此改观。原因不在于花瓶，而是她带给我的惊吓。现在每当我看到来自菲欧娜的邮件，还是会不由自主害怕起来，她在无意间制约了我，让我产生恐惧感。她难道不知道，我的2个宝贝小姪女爱莉森与茱莉亚正由她照顾，「发生意外」这样的字眼会让我抓狂？
想一想，如果你接到一封上司发出的E-Mail，主旨栏写着「明天上午9点到办公室来见我。」就算邮件内容告诉你，他准备让你升官，那样来势汹汹的主旨已经造成伤害。
如果你的上司在邮件主旨栏写的是「你升官了！」你看到之后，一股暖意将油生。
就算你的E-Mail是报佳音，也要特别注意主旨的写法，预测收信人看到时的情绪反应。一旦引发负面效应，虽然可能转眼即逝，但还是很难磨灭。
E-mail 妙招3撰写让人会心一笑的主旨
鼓舞人心的E-Mail主旨，会让对方将你和愉快的情绪链接起来。例如，有人送你礼物，你道谢的主旨栏可以写「超棒的礼物」！如果你想告诉对方，她主办的派对非常成功，那就标明「绝佳的派对」！何必非要收信人看到邮件内容才能会心一笑。
如果一连串来来回回的邮件使用相同的主旨，你还是可以选择适当时机，在原有主旨后面以括弧附加振奋人心的话。假设你所属的团队正在进行一项为巴顿公司设计的专案计划，系列E-Mail主旨定为「巴顿专案」。等到大功告成之后，你可以在主旨后面加括弧，写上一句让同仁高兴的话「RE: 巴顿专案（大家的表现都是一级棒！）」
现在请你检查一下自己的「寄件备份」，浏览那些旧邮件的主旨，其中有几则足以让收信人还没看内容，就露出会心微笑？
从今天开始，你的E-Mail主旨一定要能发光发热。如果主旨已经大致固定下来，你也可以用附加括弧的方式加油添醋，鼓舞人心。只要寄出几封能令收信人微笑的E-Mail主旨，对方将被你「制约」，日后只要看到E-Mail是你寄来的，心中就会升起一股暖流。
E-mail 妙招4少用「我」开头，避免自说自话的E-Mail
研究显示，精神病院的病患使用「我」这个字的频率是正常人的12倍。由此可见，说话时愈少提及「我」，别人愈不会觉得你精神异常。
与人谈话的时候，避免开口「我」、闭口「我」，下面就是一个例子，寄信人跟朋友闲聊
「嗨，瑞克，我昨天晚上参加你在俱乐部举办的派对，玩得很开心，也认识了许多有趣的朋友。我希望你和大嫂下个星期能来家里吃饭，我想莎夏的手艺一定不会让你们失望。」
注意到了吗，每个句子都是用「我」开头，反反复复，一切以「我」为中心，虽然用意是要请朋友聚餐。
既然如此，撰写者该怎么办？这项建议相当简单，你只需尽可能地将「我」删除。
「嗨，瑞克，昨天晚上参加你在俱乐部举办的派对，玩得很开心，也认识了许多有趣的朋友。希望你和大嫂下个星期能来家里吃饭，莎夏的手艺一定不会让你们失望。」
和上一封E-Mail相比，这一封只是把「我」删得干干净净，其他内容原封不动。
撰写非正式的E-Mail时，尽量不要用到「我」，这样有助于降低自我中心的倾向，让你更容易博得对方的好感。如果你想验证，只需找出任何一封最近写的E-Mail，把里面的「我」全部删掉，你会发现实质内容不受影响，别人读起来更为舒服，只有文法老师才会有意见。
如果想更进一步，那就尽可能改用「你」作为每个句子的起首
「嗨，瑞克，你昨天晚上在俱乐部举办的派对很棒，大家都很开心，你请了许多有趣的朋友。你和大嫂下个星期会来家里吃饭，对吧？你们一定会欣赏莎夏的手艺。」
用「你」或「您」来取代「我」，也会让职场沟通更显友善。比较下面2则E-Mail
「亲爱的琼斯先生我们昨天收到您订购的产品订单。我会在产品运到时立刻以E-Mail通知您，隔天就会寄出。」
改写后
「亲爱的琼斯先生您订购的产品订单已在昨天收到。产品运到之后，您会立刻接到E-Mail通知，而且您隔天就会收到产品。」
重读你过去写的电子邮件，看看其中有多少句子可以修改成以「你」或「您」来起头。然后再以收信人的观点来看，你能察觉其中的差异吗？
如果邮件能够让收信人感觉自己更有分量，你将会争取到忠实客户。
